Na Arena Procurement Excellence, um painel trouxe o relato da área de compras não mercantis do Assaí Atacadista — tudo que não é revendido nas lojas (serviços, equipamentos, manutenção) — sobre a adoção da plataforma Coupa. Os números dão a régua do problema de engenharia por trás da conversa: até a data da apresentação, a empresa havia emitido cerca de 120 mil pedidos de compra, mantém uma base de 22.500 fornecedores e tem entre 2.400 e 2.500 usuários ativos na ferramenta, espalhados por 313 lojas no Brasil.
Da cotação por e-mail à governança auditável
A entrada na plataforma começou pequena: o módulo de cotação (standalone) foi o primeiro a ser implementado, substituindo negociações feitas por e-mail e por ERPs diferentes dentro do mesmo departamento — um cenário sem rastreabilidade nenhuma. Na sequência veio a aderência às regras de compliance e jurídico, hoje com cerca de 11 mil documentos (contratos, aditivos etc.) tramitando no sistema. Segundo a apresentação, a auditoria recente do processo validou justamente esse ganho: "a rastreabilidade que o COOPA garante é fundamental (...) a gente consegue olhar o processo end-to-end".
A integração técnica roda sobre dois sistemas legados — SAP como principal e uma solução comercial interna (COM5) —, além de uma integração com ferramenta de análise de risco para onboarding de fornecedores. Segundo a apresentação, "nós começamos e terminamos o processo no COLPA (...) uma vez que todo o processo é aprovado, gera-se o pedido de compra", que então é replicado ao SAP.
Analytics com mais de 150 dashboards e IA para contratos
Um dos pontos mais relevantes para quem trabalha com dados corporativos foi o módulo de Analytics, citado como tendo mais de 150 painéis e dashboards criados internamente — cobrindo desde decisões executivas até operacionais, como identificar itens recorrentes sem contrato vigente. A diferença destacada em relação a planilhas tradicionais: "toda a informação transacionada no COPA, ela retroalimenta esse Analytics", eliminando o fechamento manual de dados.
Sobre a camada de IA generativa da plataforma (chamada de Navi na apresentação), o uso mais concreto relatado foi na revisão de contratos: "Hoje eu faço um prompt, dou um comando para ele, olha, revise o contrato 1, 2, 3, vou pegar um café, volto, o contrato já está todo validado" — um processo que antes levava cerca de 20 minutos por contrato, em um volume de até 50 contratos por semana. A IA também é usada para gerar dashboards a partir de prompts em linguagem natural no Analytics.
Reforma tributária como gatilho de renegociação
Um ponto prático para quem acompanha integrações fiscais: a apresentação mencionou que a reforma tributária (CBS, IBS) vai exigir a renegociação de cerca de 300 catálogos cadastrados na plataforma a partir de janeiro, priorizando fornecedores por relevância (curva ABC), dado que a operação movimenta entre R$ 3 e 5 bilhões por ano nessas negociações.
O caso ilustra um padrão comum em implementações enterprise: ganho rápido com UX, aderência de processo em médio prazo, e IA como camada final — não para substituir o comprador, mas para tirar trabalho repetitivo do caminho.