Como garantir mais conformidade na Gestão de Terceiros

O que é conformidade na Gestão de Terceiros? 

Cada empresa tem seu escopo de documentações exigidas a fornecedores, para ter o controle das obrigações legais voltadas ao âmbito trabalhista e de saúde e segurança do trabalho. Porém, muitas vezes os fornecedores não entregam algumas documentações, ou estão inválidas, vencidas e etc. Com isso, o mesmo está não conforme e é preciso avaliar o nível de criticidade para atuar com esse fornecedor e ele entenda e aprenda a importância do projeto de gestão de terceiros.

Como o fornecedor pode aprender no amor? 

O que seria trabalhar no amor quando se fala em fornecedores? É trabalhar na parceria, com muita conversa e orientação, sendo o método mais efetivo para início.
Recomendamos atuar dessa maneira por até 6 meses, passou desse tempo atuando no amor e o fornecedor não está reagindo, mais na frente explicaremos como agir.  

Questões a serem consideradas no início:  

1. Deixar claro todo o processo desde o início

   O fornecedor entende o que precisa fazer? Sabe que terá que entregar documentos x, y e z, em algum link até o dia x? É importante a comunicação efetiva logo no começo;
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2. Garantir um cadastro correto

   Verificar se os dados de cadastro estão corretos e se o contato responsável do fornecedor está por dentro do processo da gestão de terceiros;
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3. Disponibilizar cursos EAD, cartilhas, manuais, Workshops e etc…

   Quanto mais materiais para orientar os fornecedores, melhor. E você pode se interessar em saber como otimizar custos com documentação de saúde e segurança dos colaboradores sem perder na efetividade;
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4. Compartilhe cases de sucesso

   Selecione os seus melhores fornecedores que se beneficiam da Gestão de Terceiros e compartilhe os ganhos para que sirva de incentivo para outros fornecedores;
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5. Reunião com os fornecedores mais críticos

   É algo muito trabalhoso, mas costuma trazer bons resultados;
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6. Premiação aos melhores fornecedores

   Não são apenas os fornecedores mais críticos que merecem atenção, devemos incentivar os bons fornecedores para que continuem indo bem. 

Quais os ganhos para o fornecedor? 

É muito importante que para o fornecedor esteja bem claro que ele estará ganhando com todo esse projeto. Muitos fornecedores no começo têm resistência, mas depois entende e agradece o serviço que acaba se tornando uma consultoria gratuita para o fornecedor que muitas vezes não sabem os riscos que estão correndo em algumas questões. 

Listando alguns benefícios para o fornecedor 

• Desenvolvimento do fornecedor
  Na medida que verificamos erros e vamos ensinando como corrigir o fornecedor vai aprendendo e se desenvolvendo como empresa, área e fornecedor;
   
• Redução de volume e valores de processos trabalhistas
  Quando orientamos ao fornecedor sobre o que está errado e ele vai atrás de corrigir e continuar fazendo o correto, as chances de receber um processo trabalhista reduz bastante, e caso venha a receber, terá a documentação para se defender;

• Redução de problemas de segurança do trabalho como mortes e acidentes;
   
• Redução de riscos junto a imagem institucional;
   
• Atender às fiscalizações do governo;
   
• Controle automático de validades (Aso, EPI, NR’s, Treinamentos…);
   
• Ter uma boa gestão dos documentos (Menor custo e maior agilidade e segurança);
• Melhor imagem no mercado;
   
• Consultoria para fornecedores. 

Vamos falar sobre os gestores de contrato 

Os gestores de contrato precisam ser figuras participativas do processo. Precisa sempre estar claro: qual é o papel deles, o que se espera deles e como eles podem apoiar. Se o fornecedor estiver com indicadores ruins, é essencial o gestor de contratos ficar no pé daquele fornecedor, cobrando a documentação para que se resolvam as pendências. 

E se mesmo com tudo isso o fornecedor não reagir? 

Bom, mesmo com tudo que citamos acima o fornecedor pode não reagir e continuar não entregando a documentação, e nesses casos nós precisaremos ser mais duros com eles e chamamos isso de “reação na dor”. 

O que seria atuar na dor?

• Realizar bloqueio de pagamento; 

Clientes que aplicam o bloqueio de pagamento do jeito correto, chegam a alcançar até 98% de conformidade, do contrário quem não efetua o bloqueio dificilmente passa de 60%; 

• Notificação da contratante e ameaça de bloqueio; 

É uma forma de alertar o fornecedor que o bloqueio pode ocorrer, costuma funcionar mas merece muita atenção pois se você “ameaça” realizar o bloqueio, mas o fornecedor continua não conforme e você não realiza, essa ação perde credibilidade e o fornecedor apenas ignora;
Se você não sabe como realizar uma notificação à contratada, temos um artigo específico para te ensinar. 

• Bloqueio de acesso (Integração com catraca) 

Esse é simples, se não tem Aso, treinamento, EPI e tudo relacionado a segurança do trabalho. Não entra na sua operação, pois caso aconteça algum acidente a responsabilidade é toda da contratante; 

• Ranking positivo
  Um ranking de melhores e piores fornecedores se torna muito efetivo quando há consulta de status por suprimentos, pois imagina que a área de Gestão de terceiros sofre pedindo a documentação de um fornecedor, ele não entrega mas mesmo assim suprimentos continua chamando esse fornecedor para novas concorrências, todo esforço se torna nulo.⠀⠀⠀⠀

E se mesmo atuando no amor e na dor o fornecedor continuar não reagindo? 

Se fazendo todas as ações acima citadas o fornecedor não reagir, então substitui esse fornecedor. Sabemos que o processo não é tão simples, mas isso evita uma dor de cabeça grande no futuro, pois, se mesmo com bloqueio de pagamento e de acesso o fornecedor não reage para mudar a situação, significa que o risco é tão grande que ele prefere perder o contrato do que resolver o problema.

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Sobre a Bernhoeft

Aqui a sua segurança é o nosso Core Business. Somos a maior empresa de Gestão de Terceiros do Brasil, pioneira na Prevenção de Riscos Trabalhistas e  Gestão de Riscos com Terceiros. Realizamos desde 2003 uma minuciosa avaliação dos riscos envolvidos na relação entre empresas tomadoras e prestadoras de serviços.