Como o Assaí gerencia 120 mil pedidos de compra com Coupa e IA

O que muda pra quem decide compra fora do estoque

A área de compras não mercantis do Assaí Atacadista, responsável por tudo que não vai para a prateleira (serviços, equipamentos, manutenção), mostrou na Arena Procurement Excellence, dentro do Fórum de Compras & Sourcing 2026, como escalou a operação até 120 mil pedidos de compra emitidos, 22.500 fornecedores cadastrados e entre 2.400 e 2.500 usuários ativos em 313 lojas. O caso foi coberto pelo Live Supply Chain. Para quem lidera compras indiretas em qualquer setor, o que interessa não é o tamanho da operação, é a ordem em que cada camada de tecnologia entrou.

Antes do Coupa: cotação por e-mail, zero rastreabilidade

Antes da plataforma, cada negociação rodava por e-mail e por ERPs diferentes dentro do mesmo departamento. Dois compradores podiam negociar com o mesmo fornecedor em condições diferentes sem saber um do outro. Não havia histórico centralizado de cotação nem forma simples de reconstruir, numa auditoria, quem aprovou o quê e por quê.

Esse cenário é familiar a qualquer comprador de operação grande: o processo funciona no dia a dia, mas não resiste a uma auditoria, a uma troca de time ou a uma pergunta do jurídico sobre um contrato específico. O Assaí decidiu atacar primeiro a parte mais visível do problema, a cotação, não a mais estratégica.

A sequência de implementação: camadas, não big bang

O dado mais replicável do case é a ordem das etapas, não o tamanho do investimento.

A arquitetura manteve os sistemas legados como espinha dorsal: SAP como ERP principal e o COM5, solução comercial interna, além de integração com ferramenta de análise de risco no onboarding de fornecedores. Segundo a apresentação, o Coupa virou o sistema de registro da decisão de compra:

Nós começamos e terminamos o processo no Coupa, uma vez que todo o processo é aprovado, gera-se o pedido de compra.

Apresentação do Assaí Atacadista, no Fórum de Compras & Sourcing 2026

O pedido aprovado é então replicado ao SAP, que segue cuidando da execução financeira e fiscal. Nenhum sistema foi substituído, a plataforma apenas assumiu a camada de decisão.

Os números do Analytics: dashboard que nasce da transação

O módulo de Analytics reúne mais de 150 painéis construídos ao longo da implementação, cobrindo desde decisão executiva até operação fina, como identificar itens recorrentes comprados sem contrato vigente, um dos vazamentos de saving mais difíceis de enxergar numa planilha solta.

A diferença em relação a um dashboard tradicional não está na quantidade de gráficos, está na origem do dado:

Toda a informação transacionada no Coupa retroalimenta esse Analytics.

Apresentação do Assaí Atacadista, no Fórum de Compras & Sourcing 2026

Para quem mantém planilha de categoria atualizada manualmente toda sexta-feira, esse é o ponto que mais vale copiar: o painel só vira confiável quando nasce da mesma transação que gera o pedido, não de um export que alguém lembra (ou esquece) de rodar.

IA generativa entra pelos contratos, não pela estratégia

O uso de IA generativa relatado, batizado internamente de Navi, não mira decisão de categoria nem negociação. O caso concreto é revisão de contrato em lote, trabalho repetitivo e de risco jurídico alto, mas de baixo valor estratégico por unidade.

Hoje eu faço um prompt, dou um comando para ele: olha, revise o contrato 1, 2, 3. Vou pegar um café, volto, o contrato já está todo validado.

Apresentação do Assaí Atacadista, no Fórum de Compras & Sourcing 2026

O ganho de tempo é concreto: cada contrato levava cerca de 20 minutos de revisão manual, em um volume de até 50 contratos por semana. Isso soma até 1.000 minutos, ou 16 horas e 40 minutos de trabalho repetitivo numa única semana, liberados para outra atividade. A mesma camada também gera dashboard a partir de prompt em linguagem natural, reduzindo a dependência de um analista de BI para pergunta ad hoc.

A apresentação não detalhou nem o índice de erro ou falso-positivo da revisão automática, nem quantos contratos ainda passam por revisão humana antes da assinatura. Pra quem for replicar esse uso, o ponto de atenção é esse: IA revisando contrato em lote pede um checkpoint humano definido antes de ir para assinatura, e o case não deixa claro onde esse checkpoint está.

O gatilho que todo comprador de categoria vai enfrentar

Um dado prático para quem cuida de catálogo cadastrado em plataforma: a reforma tributária (CBS e IBS) vai forçar a renegociação de cerca de 300 catálogos no Coupa a partir de janeiro, segundo a apresentação. A operação por trás desses catálogos movimenta entre R$ 3 bilhões e R$ 5 bilhões por ano. O Assaí vai priorizar a renegociação por relevância, usando curva ABC, em vez de tentar atualizar tudo de uma vez.

Esse recorte vale para qualquer comprador que usa plataforma de sourcing, independentemente do setor: toda base de catálogo com imposto embutido no preço cadastrado vai precisar de revisão, e a curva ABC é a ferramenta mais simples para não travar a operação tentando corrigir centenas de catálogos ao mesmo tempo.

Checklist pra replicar sem o orçamento de uma rede de 313 lojas

O tamanho do Assaí não é replicável pela maioria das equipes de compras, mas a sequência de implementação é:

1. Comece pelo módulo mais visível e menos arriscado: cotação centralizada resolve rastreabilidade antes de qualquer discussão de compliance ou contrato.
2. Trate compliance e jurídico como segunda fase, não como bloqueio inicial: o Assaí só levou contrato e aditivo para a plataforma depois que a cotação já estava estável.
3. Construa dashboard a partir da transação, não do export: replicar 150 painéis não é o objetivo, garantir que o dado pare de depender de fechamento manual é.
4. Use IA generativa primeiro no trabalho repetitivo de alto volume e baixo risco estratégico, como revisão de cláusula padrão, antes de testar uso em decisão de categoria.
5. Mapeie agora quais catálogos vão precisar de renegociação por reforma tributária, e priorize por curva ABC antes de o prazo de janeiro apertar.

O que o case não responde

A apresentação não trouxe o custo da licença frente ao ganho de produtividade, nem quanto tempo total levou do primeiro módulo até a maturidade atual, com 11 mil documentos e 150 dashboards. São as duas perguntas que valem fazer antes de levar esse case para o board como justificativa de investimento em plataforma de compras, e que o Live Supply Chain também deixou em aberto na cobertura original.

Fonte: livesupplychain.com.br