Como o Assaí gerencia 120 mil pedidos de compra com Coupa e IA

A área de compras não mercantis do Assaí Atacadista substituiu cotação por e-mail e ERPs soltos por uma plataforma única, e agora usa IA generativa para revisar contratos em lote. O case foi apresentado na Arena Procurement Excellence, no Fórum de Compras & Sourcing 2026.

Nota da redação: o artigo original citava que 50 contratos revisados por semana a 20 minutos cada somam '16 horas e meia' de trabalho repetitivo. A conta correta é 50 x 20 minutos = 1.000 minutos, ou seja, 16 horas e 40 minutos. Mantivemos o restante dos dados do case, todos verificados contra a cobertura do Live Supply Chain, mas o leitor deve descontar essa pequena imprecisão aritmética ao citar o número.

A área de compras não mercantis do Assaí Atacadista substituiu cotação por e-mail e ERPs soltos por uma plataforma única, e agora usa IA generativa para revisar contratos em lote. O case foi apresentado na Arena Procurement Excellence, no Fórum de Compras & Sourcing 2026.

A área de compras não mercantis do Assaí Atacadista substituiu cotação por e-mail e ERPs soltos por uma plataforma única, e agora usa IA generativa para revisar contratos em lote. O case foi apresentado na Arena Procurement Excellence, no Fórum de Compras & Sourcing 2026.

Na Arena Procurement Excellence, dentro do Fórum de Compras & Sourcing 2026, a área de compras não mercantis do Assaí Atacadista (tudo que não vai para a prateleira: serviços, equipamentos, manutenção) apresentou os números de uma implementação que já dura alguns anos sobre a plataforma Coupa. Até a data da apresentação, divulgada pelo Live Supply Chain, a empresa havia emitido cerca de 120 mil pedidos de compra, mantém uma base de 22.500 fornecedores cadastrados e tem entre 2.400 e 2.500 usuários ativos espalhados por 313 lojas no Brasil.

O relato não tratou a ferramenta como milagre de implantação única. O painel descreveu uma sequência de camadas, cada uma resolvendo um problema específico antes de a próxima entrar, o que é o dado mais replicável do case para quem lidera uma transformação parecida em categoria própria.

O problema: cotação por e-mail e zero rastreabilidade

Antes do Coupa, cada negociação de compras não mercantis rodava por e-mail e por ERPs diferentes dentro do mesmo departamento. Era possível dois compradores da mesma empresa negociarem com o mesmo fornecedor em condições diferentes, sem nenhum dos dois saber do outro. Não havia histórico centralizado de cotação, nem forma simples de auditoria reconstruir depois quem aprovou o quê e por quê.

Esse é o cenário que qualquer comprador de operação grande reconhece: o processo funciona no dia a dia, mas não resiste a uma auditoria, a uma troca de time ou a uma pergunta do jurídico sobre um contrato específico. O Assaí decidiu atacar primeiro a parte mais visível do problema, não a mais estratégica.

A decisão: implementação por camadas, não big bang

O primeiro módulo colocado em produção foi o de cotação standalone, que substituiu diretamente as negociações soltas por e-mail. Só depois de essa camada estabilizada é que a empresa avançou para a aderência às regras de compliance e jurídico, hoje com cerca de 11 mil documentos (contratos, aditivos e afins) tramitando dentro da plataforma.

A arquitetura técnica manteve os sistemas legados como espinha dorsal, e não tentou substituí-los. A integração roda sobre dois sistemas, SAP como principal e uma solução comercial interna chamada COM5, além de uma integração com ferramenta de análise de risco usada no onboarding de fornecedores.

Segundo a apresentação, o fluxo é fechado dentro do Coupa até o pedido sair pronto: "nós começamos e terminamos o processo no Coupa, uma vez que todo o processo é aprovado, gera-se o pedido de compra", que então é replicado ao SAP. Em outras palavras, o Coupa virou o sistema de registro da decisão de compra, e o SAP continua como sistema de execução financeira e fiscal.

Resultado em números: mais de 150 dashboards sem fechamento manual

O módulo citado como mais relevante para quem trabalha com dado corporativo foi o de Analytics, com mais de 150 painéis e dashboards construídos internamente ao longo do tempo. Eles cobrem desde decisão executiva até operação fina, como identificar itens recorrentes que estão sendo comprados sem contrato vigente, um dos maiores vazamentos silenciosos de saving em qualquer operação de volume.

A diferença destacada em relação a uma planilha tradicional não é a quantidade de gráficos, é a origem do dado:

Toda a informação transacionada no Coupa retroalimenta esse Analytics.

Apresentação do Assaí Atacadista, no Fórum de Compras & Sourcing 2026

Para quem mantém dashboard de categoria em planilha atualizada manualmente toda sexta-feira, esse é o ponto que mais vale copiar: o dashboard só se torna confiável quando ele nasce da mesma transação que gera o pedido, não de um export separado que alguém lembra (ou esquece) de rodar.

IA generativa entra pela porta dos contratos, não da estratégia

O uso de IA generativa relatado (a camada chamada de Navi na apresentação) não mirou decisão de categoria nem negociação. O caso concreto citado foi revisão de contrato em lote, um trabalho repetitivo e de risco jurídico alto, mas de baixo valor estratégico por unidade:

Hoje eu faço um prompt, dou um comando para ele: olha, revise o contrato 1, 2, 3. Vou pegar um café, volto, o contrato já está todo validado.

Apresentação do Assaí Atacadista, no Fórum de Compras & Sourcing 2026

O ganho de tempo citado é concreto: cada contrato levava cerca de 20 minutos de revisão manual, em um volume de até 50 contratos por semana, o que soma até 16 horas e meia de trabalho repetitivo numa única semana. A mesma camada de IA também é usada para gerar dashboards a partir de prompt em linguagem natural dentro do Analytics, o que reduz a dependência de um analista de BI para toda pergunta ad hoc do time.

Vale notar o que a apresentação não detalhou: não há número de erro ou falso-positivo da revisão automática, nem quantos contratos ainda passam por revisão humana antes de assinatura. Para um gestor que for replicar esse uso, o ponto de atenção é exatamente esse: IA revisando contrato em lote pede um checkpoint humano definido antes de ir para assinatura, e o case não deixa claro onde esse checkpoint está.

O gatilho que todo comprador de categoria vai enfrentar: a reforma tributária

Um dado prático para quem cuida de catálogo cadastrado em plataforma: a reforma tributária (CBS e IBS) vai forçar a renegociação de cerca de 300 catálogos no Coupa a partir de janeiro, segundo a apresentação. A operação por trás desses catálogos movimenta entre R$ 3 bilhões e R$ 5 bilhões por ano, e o Assaí relatou que vai priorizar a renegociação por relevância, usando curva ABC, em vez de tentar atualizar tudo de uma vez.

Esse é um recorte que qualquer comprador que usa plataforma de sourcing vai precisar fazer conforme o prazo mencionado na apresentação se aproximar, independentemente do setor: toda base de catálogo com imposto embutido no preço cadastrado vai precisar de revisão, e a curva ABC é a ferramenta mais simples para não travar a operação tentando corrigir os 300 catálogos ao mesmo tempo.

O que dá para replicar sem ter o orçamento de uma rede de 313 lojas

O tamanho do Assaí (120 mil pedidos, 22.500 fornecedores) não é replicável para a maioria das equipes de compras, mas a sequência de implementação é:

• Comece pelo módulo mais visível e menos arriscado: cotação centralizada resolve o problema de rastreabilidade antes de qualquer discussão de compliance ou contrato.
• Trate compliance e jurídico como segunda fase, não como bloqueio inicial: o Assaí só levou contrato e aditivo para a plataforma depois que a cotação já estava estável.
• Dashboard só vale a pena se nascer da transação: replicar 150 painéis não é o objetivo, garantir que o dado pare de depender de fechamento manual é.
• Use IA generativa primeiro no trabalho repetitivo de alto volume e baixo risco estratégico, como revisão de cláusula padrão, e só depois avalie uso em decisão de categoria.
• Mapeie agora quais catálogos vão precisar de renegociação por reforma tributária, e priorize por curva ABC antes de o prazo de janeiro apertar.

O que a apresentação não deixou claro, e que fica como lição em aberto para quem for atrás do case completo no Live Supply Chain, é o custo da licença frente ao ganho de produtividade, e quanto tempo total levou do primeiro módulo até a maturidade atual com 11 mil documentos e 150 dashboards. São as duas perguntas que todo comprador deveria fazer antes de levar esse case para o board como justificativa de investimento.

Fonte: livesupplychain.com.br